Hur vi ser på och nyttjar våra kontor är under stor förändring. Fram till runt 1970 var individuella kontor ofta standard, för att därefter utvecklas till öppna kontorslandskap. Nu befinner vi oss i ytterligare en transformation när allt fler väljer att ta ett helhetsgrepp kring sina kontor och arbetssätt, genom att dra nytta av digitala verktyg och samtidigt främja medarbetarnas möjlighet till att arbeta flexibelt. Kronofogden är en av de som genomgått den här förändringen.
Kronofogden är en organisation med 2400 anställda på 32 kontor runt om i Sverige, varav det största ligger i Sundbyberg utanför Stockholm. Våren 2020 arbetade de fram ett inriktningsbeslut som handlade om att verksamhetsanpassa och sänka sina kostnader för sina lokaler – vilket i slutändan har resulterat i att ytorna på kontoret i Sundbyberg har minskat med 35%.
– Redan innan pandemin såg vi att vi inte nyttjade kontoret på bästa sätt och vi satt med en större yta än vi behövde. Vi hade ett kontor med öppet kontorslandskap och arbetade på ungefär samma sätt som vi gjort i cirka 10 år. Då ställde vi oss frågan om hur vi kan arbeta smartare och hur vi kan få ut mer värde av våra lokaler, berättar Arwid Dahlberg, Verksamhetsstödsdirektör på Kronofogden och fortsätter:
– Vi insåg tidigt i projektet att det största arbetet skulle ligga i vår förändringsresa, hur vi som organisation kunde skifta perspektiv och tänka nytt kring våra arbetssätt. Den kompetensen har vi inte själva och därför valde vi att anlita en konsult med kompetens och erfarenhet inom just detta.
Involvering och dialog
Hifab vann upphandlingen och fick i uppdrag att leda såväl lokalarbetet som förändringsresan.
– Det finns ingen magisk formel för hur en förändringresa ska se ut, det beror helt på vilka förutsättningar man möter förändringen med och hur organisationen ser ut. Det jag kan se är att de organisationer som är duktiga på att involvera så många medarbetare som möjligt i processen ofta lyckas bättre. Arbetet med Kronofogden sticker ut på så sätt, då vi kontinuerligt under projektet har fått träffa chefer i olika forum och haft en stor referensgrupp med deltagare från hela organisationen. Så, många medarbetare har fått möjlighet att vara involverade, säger Malin Bernedotter Eklöf, projektledare och avdelningschef på Hifab.
För att få en bild över vilka behov och önskemål som behövde uppfyllas genomfördes djupintervjuer och workshopar med olika konstellationer från verksamheten. Resultatet bygger på en aktivitetsbaserad lösning som är anpassad efter Kronofogdens behov.
I maj 2021 invigdes det nya kontoret i Sundbyberg. Kontoret är 35 procent mindre till ytan vilket gör att alla medarbetare inte får plats på kontoret samtidigt. Detta har möjliggjorts av ett nytt arbetssätt där medarbetarna delar arbetsplatser med varandra, har möjlighet att arbeta från annan plats, bedriver delar av förrättningsverksamheten utanför kontoret samt genom optimering av kontorets yta.
– Vi är jättenöjda. Det är ett löpande arbete att lära oss och samtidigt utveckla de arbetssätt och förhållningssätt vi har tagit fram men hittills fungerar det mycket bra. Vi nyttjar digitala verktyg på ett smartare sätt och vi har blivit bättre på att respektera kontorets olika zoner, säger Arwid Dahlberg.
Det finns ofta en oro kring att minska sina ytor och vilka negativa effekter det kan få. I Kronofogdens fall har det i stället resulterat i ett kontor där varje del nyttjas på bästa sätt, där variationen av olika typer av arbetsmiljöer som medarbetarna kan välja är fler, och där även grundläggande delar som akustik, belysning och tillgänglighet har förbättrats.
– En mindre yta kräver mer planering, men ett resultat av den planeringen blir ett kontor som är totalt anpassat efter organisationens behov och som nyttjas till fullo – samtidigt som kostnaderna minskar, avslutar Malin Bernedotter Eklöf.