sep 27, 2022

Från flyttprojekt till förändringsresa

Hur vi ser på och nyttjar våra kontor är just nu under stor förändring. Att kontoren inte nyttjas på bästa sätt eller att de många dagar står nästintill tomma är något som många bolag känner igen sig i. Det hybrida arbetssättet är det nya normala och av den anledningen är det nu extra lägligt att se över sina kontor. 

Hur vill vi nyttja våra kontor – och vilka förändringar behöver vi göra? Det är två frågor alla verksamheter bör ställa sig när det är dags att omförhandla sina hyresavtal. 

Ett kontor med större yta än vad verksamheten har behov av skapar inte bara onödiga kostnader, tomma ytor orsakar även en låg energinivå bland de medarbetare som väljer att vara på kontoret. En mindre kontorsyta kräver större planering och mer tanke, vilket ofta resulterar i en bättre arbetsmiljö – och sänkta kostnader. 

– När det är dags att omförhandla sitt hyresavtal finns det idag så många fler parametrar att ta hänsyn till än kvadratmetrar och antal skrivbord. Det handlar om att se över sina arbetssätt, komma fram till vilken funktion kontoret ska fylla samt ta fram en strategi för hur arbetet med kultur och ledarskap ska se ut, säger Malin Bernedotter Eklöf, förändringsledare och avdelningschef på Hifab. 

Att som ledningsgrupp anlita en specialiserad rådgivare från start är ofta ett bra sätt att hantera dessa frågor. Någon som kan rådge kring och förhandla hyresavtal men som också kan hjälpa er att identifiera och konkretisera verksamhetens behov och önskemål. Med rätt rådgivning blir det tydligt vad ni vill och behöver göra – samt hur ni ska göra det.  

Det hybrida kontoret och är en av de mest aktuella frågorna just nu. Det i sin tur väcker en rad frågor kring ledarskap, medarbetarskap, kultur och kompetensöverföring. För att kunna landa i ett gemensamt arbetssätt och gemensamma förhållningssätt behöver dessa frågor adresseras i olika forum – i ledningsgruppen, i chefsled och tillsammans med alla medarbetare.  

– Först när man har tagit beslut kring de här frågorna kan man på riktigt se vilken funktion kontoret ska fylla och vilka behov det bör planeras efter. Det är en resa som tar tid och det är otroligt viktigt att ha respekt för det. Det vanligaste misstaget jag ser är att ledningsgrupper underskattar hur lång tid det faktiskt tar att kartlägga behov, fatta beslut, planera förändringsresan och därefter ta sig igenom den på ett bra sätt, säger Malin och avslutar: 

Alla medarbetare kommer reagera på olika sätt när de ställs inför förändring. Mina bästa tips för att lyckas med sitt förändringsarbete är att börja i tid, ha respekt för både tiden och ekonomin, ta medvetna beslut, kommunicera smart – och säkerställ att ledningsgruppen är överens innan ni går vidare i processen. 

Våra insikter:

  • Med god planering och nya förhållningssätt går det att optimera lokalers utformning så att både kostnaden minskar och produktiviteten ökar.  
  • Avgörande beslut fattas ofta tidigt i processen och en extern rådgivare med rätt kompetens hjälper er att ta rätt beslut för att nå önskade resultat.
  • Förändringsarbetet är lika viktigt som de fysiska och tekniska lösningarna och det bör därför vara på agendan redan från start.